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Productivity

Le time batching

TLDR

Cette approche vise à augmenter la productivité et l'efficacité en réduisant les interruptions et en favorisant un état de concentration profond. Dans cet article, nous explorerons le concept de regroupement de tâches, ses avantages, comment l'implémenter efficacement, et quelques conseils pour maximiser ses bénéfices.

Cette semaine, nous allons nous intéresser au “time batching”, ou le regroupement de tâches pour les plus Français d’entre nous.

Oui, même chez Modul’ on est aussi victime de ce vice, un mail urgent à traiter ✉️, un appel 📞 qui nous coupe dans le développement du module Calendrier 🗓️, …

Mais on ne se laisse pas abattre par ça, il y a toujours plein de solutions 😉

Ainsi, nous avons mis en place cette méthode de gestion du temps qui consiste à regrouper des activités similaires au sein de blocs de temps dédiés.

Qu'est-ce que le time batching ?

Le regroupement de tâches est une technique de gestion du temps qui consiste à effectuer des tâches similaires ou liées les unes à la suite des autres. Au lieu de passer d'une activité à l'autre de manière aléatoire, cette méthode propose de dédier des plages horaires spécifiques à des catégories de tâches similaires. Par exemple, vous pouvez choisir de répondre à tous vos emails le matin pendant une heure, de vous concentrer sur la rédaction de rapports l'après-midi, et de planifier vos réunions le vendredi, ou juste avant le déjeuner, car nous le savons tous l’appel de l’estomac abrégera n’importe quelle réunion interminable 😏.

Les avantages du regroupement de tâches

Aller on ne va vous lister que quatre avantages, mais on en a une liste longue comme le bras 💪 !

  1. Réduction des interruptions : En se concentrant sur une seule catégorie de tâches à la fois, on réduit les interruptions et les distractions, ce qui permet d'entrer plus facilement dans un état de concentration ultime (à en rendre les moines bouddhistes jaloux 🫨), augmentant ainsi la productivité.
  2. Efficacité accrue : Le passage d'une tâche à une autre, connu sous le nom de coût de commutation, consomme du temps et de l'énergie mentale. Le regroupement de tâches réduit ce coût, rendant le travail plus efficace.
  3. Meilleure qualité de travail : En se concentrant pleinement sur un type de tâche, on peut y apporter plus de soin et d'attention, ce qui améliore la qualité du travail produit.
  4. Gestion du temps améliorée : Cette méthode permet une meilleure planification et une vision claire de ce qui doit être accompli, aidant à prioriser les tâches importantes et à connaître d’avantage le temps passé sur chacune d’entre elles.
  5. Bonus : Avoir une bonne excuse pour ne plus se faire déranger par son boss 😉.

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Certains inconvénients à connaître 💡

Bien que le regroupement de tâches présente de nombreux avantages, il est également important de prendre conscience de ses inconvénients pour l'adopter de manière équilibrée et efficace.

  1. Moins à l’écoute d’opportunités 👂 : En se concentrant exclusivement sur des tâches prédéfinies, on peut manquer des occasions spontanées d'apprentissage, de collaboration qui nécessitent une certaine flexibilité. La rigidité du regroupement de tâches peut parfois limiter notre capacité à saisir des opportunités inattendues.
  2. Les imprévus sont difficiles à gérer avec cette méthode : Le regroupement de tâches exige une planification et une structuration rigoureuses de la journée, ce qui peut rendre difficile l'intégration des tâches imprévues ou urgentes.

Pour contrer ces inconvénients, il est conseillé de :

  • Se laisser des blocs de temps libres 🆓 : Incorporer délibérément dans votre emploi du temps des périodes non allouées peut offrir la souplesse nécessaire pour gérer les imprévus.
  • Varier les tâches selon les jours : Plutôt que de rigidifier chaque journée avec le regroupement de tâches, envisagez de laisser certains jours moins structurés.
  • Écouter son ressenti : Les premières semaines de mise en œuvre du regroupement de tâches sont cruciales pour ajuster l'approche en fonction de votre expérience personnelle. Si vous ressentez une tension ou une frustration liée à la méthode, n'hésitez pas à l'ajuster. Cela peut signifier réduire le nombre de blocs de tâches 📉, alterner entre des jours structurés et des jours plus ouverts, ou même ne pratiquer le regroupement de tâches que quelques jours par semaine.

Comment implémenter le regroupement de tâches ?

Passons maintenant à la pratique, comme à l'époque des travaux pratiques au lycée, pleins de défis et de découvertes !

  1. Identification des catégories de tâches : Commencez par identifier les différents types de tâches que vous effectuez régulièrement ♾️. Cela peut inclure la communication, la planification 📅, la création de contenu, l'analyse de données 📈, etc.
  2. Planification des blocs de temps ⏱️: Attribuez à chaque catégorie de tâches un bloc de temps spécifique dans votre emploi du temps, et notez le sur votre agenda partagé. Assurez-vous de prendre en compte votre niveau d'énergie tout au long de la journée pour planifier les tâches les plus exigeantes lors de vos pics de productivité.
  3. Minimisation des interruptions ䷪: Informez vos collègues de votre emploi du temps et mettez en place des stratégies pour minimiser les interruptions, comme fermer votre porte ou utiliser une application de blocage des distractions.
  4. Révision et ajustement: Finalement, évaluez régulièrement l'efficacité de votre regroupement de tâches et ajustez vos blocs de temps selon les résultats et les changements dans vos responsabilités.
  5. Bonus : Pour planifier ces blocks de temps, il y a le module Pomodoro, l’utilisation d'un environnement par tâches, …

Conseils pour maximiser les bénéfices du regroupement de tâches

  • Utilisez des outils technologiques : Des applications de gestion du temps et des calendriers numériques peuvent vous aider à planifier et à suivre vos blocs de temps dédiés.
  • Soyez flexible : Bien que la structure soit bénéfique, il est important de rester flexible et de s'adapter aux imprévus.
  • Prévoyez des pauses : Intégrez des pauses entre les blocs de tâches pour recharger vos batteries et maintenir un haut niveau de concentration. Nous reviendrons bientôt sur la technique Pomodoro, il ne faut pas hésiter à aller boire un café ☕️ ou prendre une pause !
  • Évaluez vos progrès : Prenez le temps de réfléchir à ce qui fonctionne bien et ce qui pourrait être amélioré pour rendre le regroupement de tâches encore plus efficace.

Conclusion

Comme dans toute bonne dissertation, nous passons à la conclusion !

Le regroupement de tâches est une méthode puissante pour améliorer la productivité et la qualité du travail. En regroupant des tâches similaires et en les abordant de manière concentrée, on peut réduire les distractions, économiser de l'énergie, améliorer la gestion du temps et donc au final gagner sur tous ses aspects